ExOmatiK.net : Collaboratif - Internet : échanger par messagerie électronique

1. Qu’est-ce que le courrier électronique ?

Utiliser le courrier électronique, c’est faire des envois de messages (un texte, avec des documents joints au besoin) à l’aide d’un ordinateur et d’un modem. En fait, c’est comme envoyer une lettre par téléphone! Un message transmis par courrier électronique se nomme un courriel ou mél.

1.1 Pourquoi l’utiliser ?

Un membre d’un groupe de travail peut se servir du courrier électronique pour communiquer avec les autres membres, envoyer des messages à des organismes, échanger entre les membres de comités d’un conseil d’administration, d’un regroupement, et ce à tout moment et sans frais. Il s’agit également d’un moyen permettant de nouer des liens entres les groupes de différentes régions, pays ou continents. Le courrier électronique permet aussi d’avoir accès à des informations diffusées par d’autre groupes ou encore d’en diffuser soi-même.

1.2 Les bases du courrier électronique

Pour utiliser le courrier électronique, il faut un ordinateur, mais aussi être être abonné à un serveur de courrier (un bureau de poste) pour posséder une adresse de courrier électronique (l’équivalent du casier postal) et un mot de passe (la clé du casier postal).

Une adresse de courrier électronique a toujours la forme suivante: nom@serveur. Par exemple: jacques.chirac@wanadoo.fr; «jacques.chirac» étant le nom de l’usager, le «@» appelé «arobase» étant le séparateur spécifique aux courriels et «wanadoo.fr» le nom du serveur.
C’est à une adresse de ce type que vos correspondants et correspondantes vous enverrons des courriels. Notez que les adresses de courrier électronique ne contiennent jamais d’accents ou d’espaces entre les mots.

Pour envoyer, recevoir et répondre à des courriers électroniques, on peut soit utiliser un logiciel de courrier électronique (type Outlook ou Thunderbird) soit se rendre sur un site web appelé webmail.

Le webmail: Pour une adresse de courrier électonique jacques.chirac@wanadoo.fr, le compte est géré par wanadoo (et son serveur de mail). Avec notre navigateur (Internet Explorer ou Firefox), connectons nous sur le site web de wanadoo : http://wanadoo.fr puis cliquons sur l’icône messagerie. L’adresse et le mot de passe sont requis pour entrer dans l’interface de consultation des mails. Une fois les deux champs replis, on accède au webmail : c’est une page sur laquelle on peut consulter ses mails, y répondre ou en écrire de nouveaux.
Chaque fournisseur d’accès dispose d’un webmail, l’avantage est que depuis n’importe quel ordinateur connecté à l’internet, on peut gérer ses mails, et même la plupart du temps disposer d’un carnet d’adresses dans lequel on peut enregistrer les adresses des ses contacts. L’inconvénient est que l’espace disponible est limité, il faut donc régulièrement procéder à un tri en effaçant certains messages.
Le logiciel de messagerie: (aussi appelé client de mail) Il s’agit d’un logiciel, qui, installé sur votre ordinateur est capable de rapatrier les courriers sur votre disque dur ainsi que d’envoyer des mails et d’en garder une copie.
L’avantage de cette solution réside dans la capacité de gestion des courriers : fonctions de filtrage, de classement, d’archivage illimité (jusqu’à saturation du disque dur…!). L’inconvénient est que les courriers sont téléchargés sur l’ordinateur et ne sont plus accessibles depuis un autre ordinateur par le biais de l’internet\footnote{On verra cependant qu’il existe une solution pour conserver une copie sur le serveur de mail}.

1.3 Comment fonctionne le courrier électronique ?

Prenons un exmple concret, celui où un utilisateur Jacques Chirac dont l’adresse électronique est jacques.chirac@wanadoo.fr souhaite envoyer un mail à un autre utilisateur, Georges Bush, dont l’adresse électronique est \\ georges.bush@yahoo.com.

Avec son logiciel de courrier, Jacques Chirac va rédiger un message en précisant bien l’adresse de son destinataire : georges.bush@yahoo.com, puis il va le poster en cliquant sur le bouton “Envoyer” (comme on le fait quand on poste un courrier dans la boîte à côté de chez soi).
Le logiciel se connecte alors au serveur de mail de wanadoo (par un protocole appelé smtp) et lui communique le message et son destinataire (comme le fait le postier qui relève la boîte et en dépose le contenu dans le bureau de poste le plus proche)
Le serveur de mail de wanadoo va alors contacter le serveur de mail du destinatire : Yahoo.com (comme le font les postiers qui transmettent le courrier à la poste la plus proche du destinataire)
Il ne reste plus au logiciel de courrier du destinataire qu’à récupérer le mail (par un protocole appelé pop) afin que Georges Bush puisse lire le message (comme le facteur vous dépose le courrier sous votre paillasson).

Attach:CourrierElec_schema.png Δ

2. Envoyer un courrier électronique

2.1 Écrire

Un courriel se divise en deux parties distinctes: le haut du message (à peu près l’équivalent de l’enveloppe) et le corps du message (la lettre).

Le haut du message se divise généralement en six sections.

La case «à» (to): contient l’adresse de destination du courriel
La case «de» (From): est complétée automatiquement par le logiciel qui y inscrit votre adresse
La case «objet» (subject): sert à décrire en quelques mots le contenu du message (ex: Progression 2005–2006). Il est essentiel de remplir cette case, car cela facilite la gestion des messages. Évitez d’y insérer des caractères accentués (ex: é), car ils pourraient être modifiés durant le transfert du message d’un serveur de courrier à un autre.
La case «c.c.»: Carbon Copy sert à écrire l’adresse d’un autre destinataire à qui vous voulez envoyer une copie conforme. Tous les destinataires du message verront qui a reçu une copie conforme.
La case «c.c.i»: Carbon Copy Invisible (parfois appelée «b.c.c» pour Blind Carbon Copy) joue le même rôle que la que la case c.c., à une différence près: ni le destinataire principal (dont l’adresse apparaît à la case «à:») ni les destinataires secondaires (case c.c.i) ne verront l’adresse des autres destinaires. Par contre, chacun des destinataires secondaires verra l’adresse du destinataire principal dans la case «à:».

Le corps du message est la partie dans laquelle vous rédigez votre message (Voyez plus loin quelques conseils de rédaction).

La signature est un court texte apposé au bas de chacun des courriels transmis. On y place généralement son nom et/ou ses coordonnées, adresse, numéro de téléphone, numéro du télécopieur, adresses de courrier électronique et du site Web.

Voilà! Vous pouvez envoyer votre courriel, en activant la fonction «envoyer le courrier». Il est aussi possible de joindre des fichiers à votre courriel.

2.2 Les pièces jointes

Transmettre des pièces jointes en format numérique (un document créé avec un traitement de texte, par exemple) se révèle une fonction très utile du courrier électronique. La personne qui reçoit le document peut le modifier, l’imprimer, le consulter sur son poste de travail,… sans avoir à saisir les données. Ceci donne au courrier électronique un avantage indéniable sur le télécopieur. De plus, on peut joindre des documents plus volumineux, qui coûteraient cher à envoyer par la poste, surtout s’il y a plusieurs destinataires.

Avant d’attacher un document à votre courriel, assurez-vous que votre destinataire possède le logiciel pour le lire, ou optez pour un format universel. Pour les documents texte, utilisez le format Adobe acrobat dont l’extension est .pdf (pour des documents figés) ou le «format texte mis en forme», appelé .rtf (pour des documents à retravailler). Cette opération de conversion s’effectue à l’aide du logiciel de traitement de texte, en utilisant la commande «enregistrer sous».

Une autre option très efficace s’offre à vous. Si votre document n’est pas trop volumineux, vous pouvez en copier le contenu, puis le coller dans le corps du message. Évidemment, vous perdez la mise en page, mais vous êtes sûr que votre correspondant pourra vous lire !

Votre logiciel de courrier électronique vous permet également de faire parvenir à votre destinataire un hyperlien (une adresse de page web). Il pourra activer ce lien à l’intérieur du courriel. Exemple: votre site préféré est www.w3.org. Si vous voulez transmettre l’adresse de ce site par courriel sous forme d’hyperlien, sélectionnez cette adresse dans la fenêtre d’adresse de votre navigateur et copiez-la (ctrl-c). Ensuite, placez votre curseur dans le courriel et effectuez la commande «coller» (ctrl-v). L’adresse suivante devrait apparaître: http://www.w3.org. (Vous pouvez aussi taper l’adresse à la main si elle n’est pas trop longue). Votre destinataire pourra alors activer le lien directement, en cliquant sur l’adresse.

3. Utilisation d’un webmail (Un exemple : le webmail de l’académie de Paris)

3.1 La boîte de réception

Le webmail de l’académie de Paris est un service qui permet de gérer ses courriers de façon assez confortable, en effet, chaque utilisateur dispose d’une boîte à lettres pouvant conserver un nombre illimité de messages dans une limite de 20Mo, c’est à dire l’équivalent d’une douzaine de disquettes.

Pour accéder au webmail de l’académie de Paris, il suffit de se rendre, par l’Internet, à l’adresse:
http://webmail.ac-paris.fr/
la page d’accueil, vous demande votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Le nom d’utilisateur (ou identifiant) vous a été fourni par l’académie. Il s’agit généralement de la première lettre du prénom suivie du nom, par exemple, un utilisateur nommé Jean Dupond aura pour nom d’utilisateur \textsf{jdupond}
Le mot de passe est (si vous ne l’avez pas changé) votre numen en majuscules

Attach:CourrierElec_webmail01.png Δ

après avoir rempli les champs, cliquez sur le bouton “Connexion”.
Une nouvelle page s’ouvre. Elle présente la boîte de réception qui contient les courriers classés par date de réception:

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Détaillons un peu les éléments de cette page:

Tout d’abord le tableau à huit colonnes :

La colonne “De” indique l’auteur du courrier, c’est à dire celui qui vous l’a posté.
La colonne “Objet” indique le sujet du courrier, c’est généralement texte qui décrit en quelques mots le contenu du message
La colonne “Reçu” indique la date de réception du courrier (ou l’heure de réception si le courrier a été reçu ce jour)
La colonne “Taille” indique la place occupé par ce message sur votre espace personnel. Cet espace étant limité à 20 Mo, un courrier de 20K occupera un millième de l’espace disponible.
La colonne avec un pont d’exclamation rouge indique l’importance que revêt ce message selon son expéditeur (cette importance est relativiser\dots)
La colonne avec un trombone indique si le courrier est accompagné d’une pièce-jointe
La colonne “Sélectionner” permet (entre autres) de mettre un message à la corbeille. Pour cela, il suffit de cocher sa case puis de cliquer sur la l’icône Attach:CourrierElec_webmail03.png Δ

On peut classer les courriers selon chacun de ces critères (en ordre croissant ou décroissant) en cliquant sur les triangles blancs ou noir. Pour retrouver un courrier, il est possible de cliquer sur l’icône

Attach:CourrierElec_webmail04.png Δ qui permet d’effectuer une recherche plus fine qu’un simple tri.

3.2 Lire un courrier

Pour lire un courrier, il suffit de cliquer sur son titre dans la colonne “Objet”. Une nouvelle page s’ouvre :
Attach:CourrierElec_webmail04.png Δ

Au dessus du corps du texte (le message) on retrouve l’expéditeur (ligne “De”), la date d’envoi (ligne “envoyé”), le ou les destinataires (ligne \A), le sujet du courrier (ligne “Objet) et éventuellement la ou les pièces jointes.

Pour ouvrir la pièce jointe, il suffit de cliquer dessus.

3.3 Traiter un courrier

Lors de la lecture, on peut effcetuer un certain nombre de traitements sur le message en cours :

Attach:CourrierElec_webmail05.png Δ Ce bouton permet de répondre à l’expéditeur
Attach:CourrierElec_webmail06.png Δ Ce bouton permet de répondre à l’expéditeur ainsi qu’à tous les destinataires
Attach:CourrierElec_webmail07.png Δ Ce bouton permet de poster une copie du message à d’autres personnes
Attach:CourrierElec_webmail08.png Δ Ce bouton permet de mettre le message à la corbeille
Attach:CourrierElec_webmail09.png Δ Ces boutons permettent de lire les courriers précédents ou suivants de la boîte de réception.
Attach:CourrierElec_webmail10.png Δ Ce bouton permet de revenir à la boîte de réception

4. Utilisation d’un logiciel de messagerie

4.1 Téléchargement et installation de Mozilla-Thunderbird

Mozilla-Thunderbird est un client de courrier électronique libre distribué par la Fondation Mozilla et issu du projet Mozilla. Celui-ci à l’avantage d’être un logiciel libre, c’est-à-dire qu’il résulte des efforts de centaines de bénévoles pour développer un client email simple et sûr. De même que Mozilla Firefox, il est extensible, c’est-à-dire qu’il peut facilement recevoir de nouvelles fonctionnalités par l’ajout d’extensions. Mozilla-Thunderbird est disponible pour Windows, Mac OS X et GNU/Linux.

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Commençons par installer le logiciel

Sur la page de téléchargement du projet Mozilla : http://www.mozilla-europe.org/fr/products/thunderbird

téléchargez la version française pour windows du logiciel en cliquant sur le lien. Une fenêtre s’ouvre : “désirez-vous ouvrir le fichier ou l’enregistrer sur votre ordinateur”, choisissez “Ouvrir”

L’assistant d’installation démarre,
Attach:CourrierElec_thunderb02.png Δ
Cliquez sur Suivant
Acceptez-vous les termes de la licence ?
Attach:CourrierElec_thunderb03.png Δ
Cliquez sur “J’accepte les termes…” puis “Suivant”
Quel type d’installation choisissez-vous ? Conservez le choix par défaut (standard) et cliquez sur “Suivant”
L’assistant prévient qu’il est prêt à effectuer l’installation, cliquez sur “Suivant”, l’installation commence.
Lorque l’installation est terminée,
Attach:CourrierElec_thunderb04.png Δ
Cliquez sur “Terminer” en laissant cochée l’option de lancement du programme.
L’assistant d’importation démarre et demande si vous désirez importer les options, paramètres, carnets d’adresses et données de Outlook Express.
Attach:CourrierElec_thunderb05.png Δ
Cette option est intéressante car elle vous permet de récupérer dans Thunderbird toutes les données de Outlook Express (si vous aviez l’habitude de l’utiliser). Cliquez sur “Suivant”
Lorsque l’assistant d’import a terminé son travail, cliquez sur “Terminer”
Désirez-vous faire de Thunderbird votre logiciel de messagerie par défaut ? C’est alors lui qui démarrera lorsque vous cliquerez sur une adresse e-mail (vous pourrez toujours utiliser un autre logiciel pour recevoir et envoyer des mails).

4.2 Configuration de Mozilla-Thunderbird

Maintenant que le logiciel est installé, nous allons le configurer afin qu’il puisse recevoir et envoyer des emails sur un compte de messagerie dont nous possédons les identifiants (adresse, mot de passe etc…)

Démarrez le logiciel Mozilla-Thunderbird, puis cliquez sur “Fichier” puis “Nouveau” et “Compte\dots” . La procédure commence:

Quel type de compte désirez-vous créer ?: Choisissez “Compte de courrier élecronique” puis “suivant”
Attach:CourrierElec_thunderb06.png Δ
Identité: Entrez le nom que vous voulez que vos correspondants voient apparaître : “Jacques Chirac - Président de la République” entrez votre adresse de courrier électronique : “jacques.chirac@wanadoo.fr”
Informations sur le serveur: Attach:CourrierElec_thunderb07.png Δ

Le type et le nom du serveur de réception sont donnés par votre fournisseur. Généralement le type de serveur de réception est “POP” et le nom ressemble à “pop.wanadoo.fr”.
Décochez la case “Utiliser la boîte globale”, cela permettra de créer une arborescence spécifique pour ce compte.
Le nom du serveur d’envoi (smtp) est donné par votre fournisseur il ressemble à “smtp.wanadoo.fr”.

Noms d’utilisateurs: Il s’agit du nom donné par votre fournisseur, généralement c’est la partie de l’adresse située avant le “@”. Ici : “jacques.chirac”
Nom du compte: Il s’agit du titre qui va vous permettre de repérer ce compte dans le logiciel. Choisissez un titre qui vous convient : “Courriers elysée” (ou laissez le chix par défaut).
Félicitations: Thunderbird récapitule les choix et propose de télécharger les messages, laissez cochée la case et cliquez sur “Terminer”.
Entrez votre mot de passe: Il s’agit du mot de passe pour acceder au compte de courrier que nous sommes en train de configurer, il vous a été donné par votre fournisseur : “bernadette”. Cochez la case “Utiliser le gestionnaire de mots de passe” afin de ne pas avoir à le saisir à chaque fois pui cliquez sur “OK”
Alerte: Thunderbird explique les options de sécurité relatives à la conservation des mots de passe. Lisez puis cliquez sur “OK”

Voilà, c’est terminé, Thunderbird télécharge les mails depuis le serveur jusqu’à votre ordinateur. Bonne lecture !

5. Règles et remarques

5.1 Les virus

La majorité des virus qui infectent un ordinateur sont installés par l’utilisateur lui-même lorsqu’il examine une pièce jointe dans un mail.

La règle de base est de ne jamais double-cliquer sur une pièce-jointe, sauf si elle est annoncée par votre correspondant qui vous en explique de façon très précise le contenu. Les auteurs de virus savent se faire passer pour un de vos correspondants, et emploient des phrases du genre “Une surprise pour toi!” … Mauvaise surprise!!

La parade de base est d’avoir un anti-virus à jour, donc d’être abonné à des mises à jour. C’est indispensable sur PC sous windows, utile sur Mac, intéressant sous Linux.

Pour éviter les désagréments causés par un virus, il faut penser à sauvegarder les fichiers personnels sur des supports différents : clé usb ou cd si on dispose d’un graveur.

Un autre conseil est d’éviter d’utiliser Microsoft Outlook Express pour le courrier, car il présente de nombreuses failles de sécurité. Il est préférable d’utiliser Mozilla-Thunderbird.

5.2 Quelques règles pour l’envoi de courrier électronique

Lorsque vous diffusez un message à toute une liste de correspondants, ne faites pas apparaître les adresses en clair, c’est absolument contraire à la “Nétiquette” (car cela permet à toutes sortes de messages publicitaires, ou de virus, d’arriver ensuite à vos correspondants, et ils n’aiment pas cela).

Mettez les adresses en copie cachée. Si quand vous créez un nouveau message la ligne “Copie à:” (ou “Cc”) n’est pas suivie d’une ligne “Copie cachée” (qui s’appelle souvent “Bcc” ou “Cci”), allez voir dans les réglages d’affichage (entêtes), options ou préférences de votre logiciel de courrier, où il est possible de demander que cette ligne apparaisse.

N’envoyez pas de grosses pièces jointes! Ayez pitié de vos correspondants! Si la pièce jointe dépasse par exemple 200 K, demandez d’abord à votre correspondant s’il est d’accord pour la recevoir. Et n’envoyez jamais de pièce jointe à tout un ensemble de correspondants ou à une liste de discussion.

Comprimez les fichiers que vous envoyez. Voir ci-dessous Où vous renseigner?

Ne joignez pas de pièces jointes sans vérifier si votre correspondant pourra la lire ! Tout le monde n’a pas la dernière version de word, par exemple.
Réglez en général les options de votre logiciel de courrier pour envoyer les messages en “texte seulement”, et non pas en html: certes ce sera moins joli, mais tout le monde pourra vous lire bien; en outre c’est obligatoire sur la plupart des “mailing lists”.

5.3 Quelques trucs pour la réception du courrier

Vous pouvez régler votre logiciel de courrier pour que les messages que vous avez pris sur le serveur y restent pendant quelques jours. Ceci peut être utile dans certains cas de plantage du logiciel courrier.
Réception de grosses pièces jointes: vous pouvez régler votre logiciel de courrier pour que les pièces jointes dépassant un certain volume, choisi par vous (par exemple 300 Ko), ne soient pas automatiquement téléchargées quand vous relevez votre courrier. Votre logiciel vous prévient alors: “Il y a sur le serveur une grosse pièce jointe pour vous, venant de X., et dont voici le nom; voulez-vous la télécharger ? “ Ceci permet de ne pas perdre du temps à recevoir un fichier de 4 Mo dans un format que vous n’êtes pas équipé pour lire !!

5.4 Les canulars

Les canulars (“hoaxes” en anglais), sont ces messages qui vous viennent souvent d’autorités apparemment incontestables, et qui vous disent que “IBM (ou Microsoft, ou la police,..) vient de communiquer que..” etc. Le nom du fichier prétendu dangereux varie souvent (penpal greetings, joint the crew, etc. etc.), mais la structure de ce genre de lettres est toujours la même, et se termine par “faites passer au maximum de gens!”. N’en faites rien! Vérifiez d’abord, en allant sur le site haoxbuster http://www.hoaxbuster.com/, ou tout simplement en tapant le nom du fichier en cause (entre guillemets) dans un moteur de recherche.

Les chaînes, souvent humanitaires en apparence, fonctionnent selon un principe analogue: “Diffusez au maximum de gens, et quand il y aura 50 signatures, envoyez à …”

Ne rediffusez pas d’alertes de virus! Sauf si vous l’avez reçu d’un spécialiste que vous connaissez et dont vous savez qu’il ne vous enverra pas de fausses alertes. Les fausses alertes, et les “chaînes”, sont une des plaies d’Internet.

5.5 Où se renseigner, et poser des questions?

La source de base est votre prestataire Internet. Son site comprend souvent des renseignements utiles. Une aide téléphonique est souvent à votre disposition. Vous pouvez aussi leur envoyer un mail, et parfois poser votre question dans des forums.