ExOmatiK.net : Collaboratif - Un ENT sommaire avec les outils Google

Table des matières (masquer)

1. Qu’est-ce qu’un ENT
2. Créer un compte pour accéder aux services google
3. Un agenda partagé avec google.com/calendar
4. Un espace pour le travail de groupe avec groups.google.com
1. 4.1 Créer un groupe
2. 4.2 Principales fonctionnalités
3. 4.3 Réglage des paramètres du groupe
4. 4.4 Gestion des membres
5. 4.5 Paramètres du groupe
6. 4.6 Un exemple de travail collaboratif
7. 4.7 Aide sur Google Groupes
5. Documents et feuilles de calcul partagés

1. Qu’est-ce qu’un ENT

Définition issue du SDET (schéma directeur des environnements de travail), document de “cadrage” réalisé par le Ministère français de l’éducation nationale :

« Un espace numérique de travail désigne un dispositif global fournissant à un usager un point d’accès à travers les réseaux à l’ensemble des ressources et des services numériques en rapport avec son activité. Il est un point d’entrée pour accéder au système d’information de l’établissement ou de l’école » (SDET-V1 p 4).

C’est donc un lieu (au sens numérique du terme) où des services (numériques là encore) sont proposés.

2. Créer un compte pour accéder aux services google

Rendez-vous sur le site http://www.google.com/calendar, cliquez sur «Créer un compte Google».

Vous obtenez le formulaire suivant :

Notez bien votre identifiant (l’email):

………………………..

et votre mot de passe :

………………………..

3. Un agenda partagé avec google.com/calendar

3.1 Premiers pas dans le nouvel agenda

Rendez-vous sur le site http://www.google.com/calendar, saisissez vos identifiants. Après avoir validé, vous entrez dans l’agenda :

3.2 Créer un évènement dans l’agenda

Pour créer un événement, cliquez sur l’heure de début, et sans lâcher le bouton déplacez la souris jusqu’à l’heure de fin et lâchez le bouton. Il ne vous reste plus qu’à renseigner le champ objet pour donner un titre à l’évènement.

3.3 Des agendas multiples

Il peut être intéressant d’effectuer des groupements d’évènements, par exemple, les rendez-vous de travail ou les évènements familiaux. Pour cela, nous allons créer un nouvel agenda. Cliquez sur le bouton + de .

Remplissez les deux premiers champs :

puis cliquez sur « Créer l’agenda », il apparaît maintenant dans vos agendas. Lors de la création d’un nouvel événement, vous aurez la possibilité de le placer dans l’un ou l’autre de vos différents agendas. Vous pourrez aussi le dupliquer d’un calendrier dans un autre. Cette fonctionnalité est utile si vous partagez un agenda avec un groupe de personnes et un autre agenda avec d’autres contacts : vous pourrez facilement leur faire part de votre emploi du temps. C’est ce que nous allons voir dans le paragraphe suivant.

3.4 Partage d’agendas

La fonctionnalité qui nous intéresse le plus dans le cadre du travail collectif est le partage d’agendas. En cliquant sur « Gérer les agendas » puis sur un de mes agendas, on peut accéder aux options de partage :

Laissez cochée la case « Ne pas partager avec tout le monde ». Dans le champ vide « Ajouter une personne », saisissez l’adresse e-mail d’un de vos contacts puis réglez les droits que vous souhaitez lui attribuer sur l’agenda :

« Apporter des modifications aux évènements » : Le contact pourra ajouter, supprimer ou modifier les évènements.
« Apporter des modifications ET gérer le partage » : En plus de modifier les évènements, le contact pourra partager l’agenda avec d’autres contacts.
« Afficher le détail des évènements » : Le contact pourra consulter les évènements mais il ne porra pas intervenir sur l’agenda pour le modifier.
« Afficher les infos de disponibilité » : Les titres n’apparaîtront pas, seuls les plages horaires occupées seront affichées, sans mention de contenu.

4. Un espace pour le travail de groupe avec groups.google.com

4.1 Créer un groupe

Rendez-vous sur le site http://groups.google.com. cliquez sur « Créer un groupe». Vous obtenez le formulaire ci-dessous

Pour le niveau d’accès, choisissez « restreint » puis cliquez sur « Créer mon groupe ». Vous allez recevoir un mail vous rappelant les différents éléments de cette page. Maintenant que le groupe est créé, il faut y inviter des contacts :

Cliquez sur « Inviter » puis « Accéder à votre groupe »

4.2 Principales fonctionnalités

L’interface vous donne accès à :

« Lancer une nouvelle discussion » : le forum de l’espace de groupe, c’est le lieu des discussions.
« Créer des pages » : vous pouvez, à plusieurs, écrire des pages web facilement en utilisant les outils de mise en page.
« Transférer des fichiers » : le dépôt des fichiers communs aux membres du groupe.
« Définir les paramètres de votre groupe » : pour régler l’accessibilité du groupe ou l’apparence de l’interface.

4.3 Réglage des paramètres du groupe

Pour régler finement les paramètres ou inviter d’autres contacts, utilisez les liens du cadre de droite.

4.4 Gestion des membres

Il est possible de laisser les internautes demander eux-même à faire partie du groupe (voir les options d’«Accès» dans le paragraphe Paramètres du groupe)

En tant qu’administrateur du groupe, cliquez sur «Inviter» dans le cadre de droite (ou «Membres» puis «+Ajouter ou inviter des membres»). Vous pouvez :

«Inviter des membres», ils recevront un mail leur proposant de devenir membre^[1] du groupe
«Ajouter des membres», ils recevront un mail les informant qu’ils sont désormais membres^[1] du groupe

^[1] Le nouvel utilisateur devra auparavant se créer un compte google en suivant la procédure indiquée dans le mail.

Cliquez sur «Gestion du groupe» dans le cadre de droite (ou «Membres» puis «Modifier la liste des membres et les droits d’accès >») :

En cochant la cas d’un (ou de plusieurs) membre, on peut définir le «Type de diffusion» (comment le membre sera informé des activités du groupe) et son «Type d’adhésion» qui peut être :

Membre
Gestionnaire^[2]
Propriétaire^[2]
Exclu

^[2] quelle différence entre un propriétaire et un gestionnaire ?

4.5 Paramètres du groupe

En cliquant sur «Paramètres du groupe» dans le cadre de droite, on accède aux réglages suivants :

«Général», «Apparence» et «Navigation» pour régler la présentation du groupe
«Accès» pour gérer les paramètres d’accès au groupe en fonction du niveau d’accès pour :
- Les internautes non authentifiés
- Les membres
- Les gestionnaires
«E-mails» pour modifier le format des mails issus du groupe
«Paramètres avancés» pour, entre autres, supprimer le groupe.

4.6 Un exemple de travail collaboratif

Cliquez sur «Créer des pages» ou «+ajouter une page». Donnez un nom à votre page puis dans le grand cadre, tapez le texte sur lequel vous souhaitez travailler avec votre groupe. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Enregistrer», le système vous propose de poster un mail au groupe afin d’informer les membres de l’existence de cette nouvelle page. Vous pouvez annuler cet envoi de mail.

Vous pouvez bien entendu modifier cette page, mais aussi modifier les permissions sur cette page. Cliquez sur «Modifier» puis «Options». Vous pouvez régler les autorisations pour la lecture et/ou la modification de cette page. Par exemple pour un travail avec un groupe classe comportant des membre (les élèves) et des gestionnaires (les professeurs), ou pourrait faire les choix suivants :

	Membres(élèves)		Gestionnaires(profs)
Permissions	Lecture	Ecriture	Lecture	Ecriture
Document de travail	OUI	OUI	OUI	OUI
Travail à faire (consignes)	OUI	NON	OUI	OUI
Discussion entre gestionnaires	NON	NON	OUI	OUI